【HR趨勢】給人資工作者的線上協作工具指南

Jun 28, 2021

（本篇翻譯自刊載於People Management的文章 “HR’s guide to collaboration software”）

無論你使用的是Teams、 Zoom、 Meet、 Slack 還是其他平台，當疫情強迫員工無限期在家工作時，多數的組織不得不迅速採用線上協作工具，這些平台的用戶數量也因此呈指數增長。光是 Zoom 在2020年4月的用戶使用量就增加了30倍，其在2020年最後三個月的銷售量也比2019年同期增長了370% 。

如今，疫情爆發已有一年多，隨著封鎖等限制被放寬、越來越多的員工選擇在家和在辦公室工作相混合的工作形式，國外許多企業正在重新考慮組織的工作模式以及該如何將這些工具融入未來願景。但對於匆促採用、不熟悉其全部功能，或只是不確定還有什麼其他選項可用的組織而言，很難知道他們目前的狀態是否能有所改善。

為此，People Management探討了協作工具/平台可以為企業及其員工提供什麼，並列舉了不同產品的優缺點。

什麼是協作工具(collaboration technology)？

協作工具是一種被設計來促進團體工作的軟體，通常是以雲端為基礎(cloud-based)，適用於遠距工作也適合辦公室工作。往下又可以被細分為三種：溝通用、會議用和協調用。

第一種的溝通用協作工具，顧名思義就是能使團隊成員輕鬆地進行交流，尤其是當成員所居位置不同時。像Slack或是G-chat這類的即時通訊軟體就是溝通用的協作工具。

而像 Zoom、 Google Meet 和 Microsoft team 這樣的會議軟體有兩個核心功能。第一是它讓兩個或兩個以上的用戶可以透過視訊來對話; 第二則是用戶可以共享他們的螢幕畫面，可同時使用應用程式和文件。

最後，協調用工具同時具有團隊協作(teamwork)和工作任務(taskwork)功能，使團隊能夠有效率地處理各項任務並管理時程。例如 Trello、 Monday 和 Asana，以及各種電子日曆(e-calendar)。

哪個適合你

顧問公司 Swift HR 的創始人Natalie Swift表示，無論你是最近才剛投資了協作軟體，還是在疫情爆發前就在使用，領導者首先應該做的事情之一就是識別公司的需求。「你必須清楚地表明，你是在考慮到員工的情況下建立新系統的。為此，你需要與他們商量，看看哪些技術對員工而言在使用上較為自在便利，以及他們的業務需求是什麽。」

「面對那些不願意改變的員工，讓他們參與決策過程可以增加他們接受的意願。一旦你確認了需求，你就可以開始尋找並研究各工具，並決定最適合你們組織的軟體。」

但有這麽多的平台和工具提供類似的功能，你該怎麽選擇呢？前Fortune 200 人資總監 (CHRO)和組織轉型諮詢公司 Dare 創辦人Rita Trehan表示，企業往往「認為它們只需要一個單一的平台/工具」。

「但如果我們真的想要向前邁進，這可能不是最好的決定」。她解釋：「當疫情爆發時，我們在幾個行業看到了這種情況。銀行業和保險業一直採取最低風險的方式。因此，當需要轉向遠距工作時，許多從事這一行業的人無法繼續進行日常業務，因為他們沒有以雲端為基礎的系統。」

「儘管出於安全性的理由，他們需要目前現有的協議和架構，但這不僅突顯了轉型和變革的必要性，還突顯了業界是否需要重新思考其商業模式。」。她也進而補充道「有時候最好的選擇是看看各種軟體可以如何整合和協作，以確保團隊能夠有效地溝通、協調和合作。」

這也正是數位行銷機構 Best Response Media 的選擇。該公司使用Google的 G-suite，裡頭包含Google Meet、G-chat、Google Doc和共享日曆等功能。同時他們還使用 Slack 和其他項目管理工具。該公司的人資專員Jessica Salte表示，組織導入並使用這些協作工具好幾年了，因為在疫情爆發前，他們的員工便經常遠距工作，公司在全球各地也都有員工和客戶。

「我們使用 Slack 作為我們的內部溝通工具。因為我們發現它與我們用的其他軟體整合得非常好，例如專案管理師所使用的一種開發工具—「Jira」。它也可連動Gmail和Google日曆。最近，我們又加入了 PolyAI，結合 Slack，我們可以輕鬆且高效率地對員工進行各項調查(Poll)。」